Prednosti digitalne evidence delovnega časa za mala podjetja

Čeprav je ročno beleženje na kratki rok hitrejše, lahko povzroči zamude pri drugih nalogah, kot so obračunavanje plač, potrjevanje odsotnosti in nadur, prijava terenskih delavcev ter pregled opravljenih delovnih ur. S prehodom na aplikacijo za evidentiranje delovnega časa bi lahko mala podjetja povečala učinkovitost in natančnost svojih administrativnih procesov.

Vsako podjetje, ne glede na njegovo velikost, je v skladu z zakonodajo ZEPDSV-A zavezano k vodenju evidenc delovnega časa. Čeprav te evidence niso zahtevane v digitalni obliki, se mnoga podjetja po pregledu delovnega inšpektorja odločijo za digitalno beleženje. Ugotovijo namreč, da nekateri aspekti njihovega delovnega procesa niso v skladu z zakonodajo, popravki pa bi zahtevali dodaten čas zaposlenih.

Uporaba digitalne evidence delovnega časa zagotavlja skladnost z zakonodajo, kar olajša delovanje podjetja v skladu s predpisi in zmanjšuje tveganje za morebitne kršitve in kazni.

Digitalno vodena evidenca zmanjša potrebo po ročnem vnašanju podatkov za obračun plač in avtomatizira spremljanje prisotnosti, izračunavanje nadur in izvoz podatkov.

Na ta način se tudi zmanjša število napak, saj se podatki zajemajo in beležijo avtomatsko, zaposleni pri tem ne rabi prepisovati podatkov iz enega sistema v drugega. Prav tako digitalna evidenca omogoča enostaven izvoz vseh pripravljenih podatkov v sistem za obračun plač, kar občutno zmanjša ure, potrebne za to aktivnost.

Elektronsko beleženje na transparenten način beleži in prikazuje opravljene ure zaposlenega, njegove nadure ter lokacijo, kjer se je prijavil na delovno mesto.

Z uporabo mobilne in spletne aplikacije ter fizičnega lokatorja se lahko zaposleni prijavijo na različnih lokacijah. Tako je omogočena preprosta prijava in odjava z delovnega mesta tako delavcem na terenu in kot tudi tistim, ki delajo od doma.

Zaposlenim je omogočena elektronska oddaja zahteve za odsotnost preko spleta, mobilne aplikacije ali terminala. Pri oddaji izberejo vrsto odsotnosti (npr. letni dopust, bolniška odsotnost, neplačana odsotnost) in njeno trajanje.

Sistem potrjevanja zagotavlja, da nadrejeni pridobi celovit pregled nad vsemi zahtevami, ki čakajo na njegovo odobritev. Prav tako digitalna evidenca avtomatično izračuna ure odsotnosti in jih pripravi za vključitev v obračune plač.

Pri uporabi digitalne evidence eČasomer imajo vsi zaposleni možnost prejemanja obvestil o svojih prijavah na delo, odjavah z dela in bližajočem se koncu malice. Pred pričetkom uporabe si zaposleni izberejo ali bodo prejemali SMS ali e-mail obvestila.

Administratorji so obveščeni o vsaki novi zahtevi za odsotnost, medtem ko zaposleni prejmejo obvestilo, ko je njihova zahteva odobrena oziroma zavrnjena. To omogoča vsem zaposlenim preprost pregled nad vsemi aktivnostmi, ne da bi morali neposredno dostopati do evidence.

Digitalna evidenca delovnega časa predstavlja nepogrešljivo orodje za sodobna podjetja, ki želijo optimizirati svoje poslovanje in doseči višjo stopnjo učinkovitosti ter konkurenčnosti na trgu.

Digitalno evidentiranje delovnega časa prinaša številne koristi, ki lahko bistveno izboljšajo učinkovitost in natančnost administrativnih procesov v podjetju. Pregled nad spremembami podatkov, skladnost z zakonodajo ter pohitritev postopka obračuna plač so le nekatere od prednosti, ki jih prinaša uporaba digitalne evidence delovnega časa. Omogoča tudi enostaven pregled prisotnosti na delovnem mestu, podajanje in potrjevanje odsotnosti ter obveščanje preko SMS in e-poštnih sporočil. S tem zagotavlja transparentnost, olajšuje upravljanje zaposlenih in omogoča hitro odzivanje na spremembe v delovnem okolju.